Günümüzde teknolojinin oldukça gelişmesi ile birlikte, bilginin ne kadar değerli bir birikim olduğunu anlıyoruz. İlerleyen zamanlarda hayatımızın hemen her alanında teknolojiye dahil oluyor ve elektronik gelişmelere ayak uyduruyoruz.

Akıllı cihazlar, hayatımızda iyice yer edinmeye başladığından beri, her şeyi elektronik yollar ile halleder olduk. Haberleşme, bürokrasi, alışveriş, üretim, hatta fatura kesme bile elektroniğe döndü. Birazdan bahsedeceğim e-Dönüşüm de, bu örneklerden bir tanesi.

İş hayatının merkezi e-Dönüşüm nedir?

Kısaca bahsetmek gerekirse, iş dünyasında bilginin, varlığın, ihtiyaçların, işletmeler ve müşteriler arasındaki tüm finansal süreçlerin, dijitale dönüşmesi anlamı çıkarılabilir.

Tahmin edildiği üzere dijitalleşme, özellikle sürecin daha hızlı ilerlemesine ve birçok evrak işinden doğan kağıtlar üzerinden tasarruf edilmesine olanak sağlıyor. Böylelikle, işletme ve müşteriye karmaşık bir ortam sağlanmıyor. Yani, edinmek istediğimiz her bilgi dijital olarak tek tıkla karşımıza çıkıyor. Tüm sürecin sistematik ilerlemesinde, e-Dönüşüm Sistemleri’nin büyük bir payı var.

E-Dönüşüm’ün oldukça önemli olmasının sebeplerinden biri, oldukça güvenli olması. Böylelikle, hata oranı olabildiğince en aza indirgenir. Ayrıca, e-Dönüşüm’e geçmek, hali hazırdaki, kağıt üzeri sistem maliyetinin %10’unu bile kapsamıyor. 

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulmuş standartlara göre hazırlanan dönüşüm ürünleri, her ne kadar e-Dönüşüm olarak anılsa da, GİB tarafından ”e-Belge Uygulamaları” olarak tanımlanabilir.

Peki, e-Dönüşüm Sistemleri neleri kapsıyor?

E-Dönüşüm’ü kapsayan bazı sistemler e-Muhasebe, e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM), e-Müstahsil Makbuzu (e-MM), e-Bilet gibi uygulamaları bulunuyor. Kısaca bu uygulamalardan bahsetmek gerekirse;

• e-Muhasebe, işletmelerin ihtiyaç duyacağı, alım satım, stok, fatura gibi tüm muhasebe süreçlerini, diğer e-Dönüşüm uygulamaları ile entegre olarak gerçekleştirebileceği tüm işlemlerin, elektronik ortama aktarılmasıdır.
• e-Fatura, faturaların düzenlenmesi, görüntülenmesi, arşivlenmesi ve paylaşılmasını sağlayan elektronik ortamdır. Faturalarda bir hata tespit edilmesi durumunda, yine elektronik ortam üzerinden itirazını isteyebilirsiniz.
• e-Arşiv, faturaların ilk kopyalarının, tüm müşterilere gönderilmesi ve arşivlenerek saklanmasına yarayan elektronik ortamdır.
• e-Defter, kanunen zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin tutulduğu, Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik imzayla gönderilmesini sağlayan elektronik ortamdır.
• e-İrsaliye, kurumların mal hareketlerinin izlenmesi, ”sevk irsaliyesi” belgesinin elektronik belge düzeninde düzenlenmesi, izlenmesi ve gönderilmesine yarayan elektronik ortamdır.
• e-SMM, serbest meslek icra edenlerin, elektronik ortamda hizmet sonrası tahsilatlarını düzenledikleri belgeye verilen addır. Kısaca, matbu serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda görüntülenen halidir.
• e-MM, müstahsil makbuzunun GİB standartlarında, elektronik ortamda ve kağıt üzerinde tutulmuş halidir.
• e-Bilet, biletlerin oluşturulması, imzalanması, muhafaza edilmesi ve ibrazını kapsayan elektronik ortamdır.

Mükellefler, tarafından kullanılan muhasebe uygulamaları sayesinde, istenilen zamanlarda e-belge olarak gönderebilir.